El Protocolo en la Hostelería

«Protocolo» es una palabra que puede suscitar distintas reacciones entre quienes la escuchan. Para una amplia mayoría puede tratarse de algo obsoleto que sería mejor abolir para dejar paso a una mayor espontaneidad en todos los actos que transcurren en sociedad. Para otros, en cambio, el protocolo es una disciplina que ofrece una inestimable ayuda para llevar a cabo distintas manifestaciones sociales, que facilita múltiples soluciones a la hora de organizar eventos y de tratar adecuadamente a los asistentes a ellos. Para estos últimos, el protocolo es una práctica herramienta que debe contribuir a que los actos organizados se celebren con éxito y a que todos los invitados se sientan bien tratados, sin herir la susceptibilidad de quienes pudieran considerar que les correspondía un lugar más preferente.

El protocolo es una técnica que el buen profesional del turismo debe conocer y dominar a fondo, pero su correcta aplicación requiere también de un arte especial por parte de quien se sirve de ella, que debe saber transmitir calor y calidad humana a cada acontecimiento organizado. Por esta razón, todo establecimiento de hostelería de cierta relevancia o en el que se celebren acontecimientos sociales representativos, tales como convenciones o simposios, contará con la persona o personas responsables y conocedoras del protocolo, quienes sabrán cómo resolver las dudas que pueden surgir cuando se trata de combinar de modo apropiado un conjunto de personas para un acontecimiento determinado.

Cada vez que se celebra un acto público, al organizador se le plantean muchos interrogantes. Algunos de lo más típicos son los siguientes:

·         ¿Cómo sentaremos a los asistentes?

·         ¿Qué tipo de mesas pondremos?

·         ¿Cómo las distribuiremos?

·         ¿Habrá que dar obsequios?

·         ¿Qué ornamentación será la más adecuada?

·         ¿Qué tipo de menú y de servicio de mesa será el más correcto?

Esto en lo que se refiere a los restaurantes. En el caso de los alojamientos surgirán otras dudas:

·         ¿Quién saldrá a recibir a los visitantes?

·         ¿Cómo se efectuará el check in de los clientes VIPS?

·         ¿Qué atenciones especiales se dispondrán en las habitaciones?

·         ¿Será necesaria alguna persona para que se ocupe de los clientes VIPS?

Para que todas estas preguntas tengan una respuesta satisfactoria, se precisan buenos profesionales, conocedores de las técnicas del protocolo y con la suficiente calidad humana como para que todo transcurra con fluidez y savoir faire.

En las grandes manifestaciones protocolarias ―como los actos oficiales con presencia de altos representantes de países u organizaciones―, se suele contar con la asesoría de los jefes de protocolo personales de los personajes o de las entidades a las cuales representan. Este tipo de actos, aunque de mayor trascendencia, son de menos responsabilidad para el hotel o el restaurante, pues están dirigidos por otros departamentos u otras instancias.

Aparte de estos acontecimientos significativos, el protocolo es algo que también se vive a diario en un establecimiento hotelero. El director ha de ser un buen anfitrión para su cliente. Debe saber solventar sus necesidades y hacerle sentir como si fuera un invitado. Para conseguirlo, también tendrá que dominar el arte y la técnica del protocolo, para lograr así que cada estancia de un cliente  se convierta en un pequeño éxito.